영업을 좀 했다면 한 번쯤은 고객파일의 필요성을 느꼈을 것이다.
고객이 많아지는 만큼 기억해야 할 것도 많아진다. 고객 정보를 기억에만 의존하기엔 한계 시점이 올 수밖에 없다.
고객파일을 만들어야겠다고 생각하지만, 문제가 있다. 어디서부터 시작해야 할지 너무 막막하다.
그래서 준비했다. 다른 준비물은 필요 없다. 핸드폰만 있으면 된다.
휴대전화만 있으면 바로 적용할 수 있는 ’10분 만에 보험 고객파일 작성’ 특급 노하우다. 이 글을 끝까지 읽고 바로 적용해 보길 바란다.
이 글의 목차
보험 고객파일 작성은 정말 필요할까?
필자가 고객 파일을 작성하는 이유는 고객 데이터 중에 필요한 내용을 추려 정보로 활용하기 위해서다.
여러분은 어떤 이유로 고객파일을 만들려고 하는가? 그 이유를 한 번이라도 생각해 본 적이 있는가? 업계 선배들이 고객파일이 필요하다고 하니 맹목적으로 그들을 따라 만들려고 하진 않았는지 생각해봐야 한다.
영업 1년 차 때의 일이다. 당시 선배들은 청약 후, 청약서와 알릴 의무를 복사해 사본으로 보관했다. 신입인 필자도 그렇게 해야 한다고 배웠다. 그때는 응당 ‘그래야 하나보다’하고 그대로 했다.
1년 동안을 선배의 가르침대로 하다 ‘볼 일도 없는 청약서 사본을 보관해야 하는지’ 의문이 들었다.
나중에 알게 된 사실이지만, 당시는 수기 청약서를 작성하던 때라 주민등록번호, 계좌번호를 수기로 작성했다. 청약 시 시간을 단축하기 위해 계좌번호나 기타 정보를 미리 작성해 가기 위해서였다. 또 청약 시 빠진 정보가 있으면 사무실로 돌아와 보완해야 했기에 사본이 필요했다. 이후엔 개인정보 보호 강화로 설계사가 고객정보 보관은 불법으로 간주해 모두 파기해야만 했다.
필자의 과거 얘기를 하는 이유는 ‘당시에 선배들이 이렇게 하라’해서 비판 없이 따라 했다. 아무도 ‘왜 사본을 보관하는지’ 의문을 갖지 않았다.
고객파일을 작성하기 전에 무엇 때문에 필요하다고 생각하는지 잘 고민해 보길 바란다.
고객파일은 만들어야 한다면 어떻게 만들어야 하나?
고객파일을 만들기로 했다면 생각했다면 어떤 정보가 포함돼야 할까?
참고로 고객 데이터는 많으면 많을수록 좋다고 생각할지 모르지만, 전혀 그렇지 않다. 데이터가 많으면 정리해야 하는 시간도 많이 들어간다. 쉽게 간과하는 일이지만 수많은 고객 데이터 속에서 유의미한 정보를 추려내야 한다.
정보는 필수 정보와 선택 정보로 나눌 수 있다. 필수정보는 청약에 필요한 ＇주민등록번호, 연락처, 주소, 직업, 고지사항 등＇이고, 선택 정보는 ＇기념일, 자녀 생일, SNS＇ 등으로 나눌 수 있다.
<필수 정보 vs. 선택 정보 구분>
- 필수정보(✅ 개인정보 포함) : 이름, 연락처, 주민등록번호, 주소 등 청약을 위한 정보가 반드시 있어야 한다.
- 기념일 : 고객관리에 진심이라면 고객의 가족, 자녀의 생일, 결혼기념일을 챙길 수 있다.
- SNS 계정 : 설계사가 SNS를 적극 활용한다면 고객들의 SNS 계정도 알아두면 좋다.
- 메모 : 가족력이라든지, 관심사를 메모해 두면 좋다.
10분 만에 보험 고객파일 작성하기 ➡️ 연락처 앱 활용
지금 바로 휴대전화를 들고 연락처 앱을 켜보라. 새 연락처 추가를 눌러보면 아래와 같은 항목들을 볼 수 있다.
항목들을 잘 살펴보라. 위에선 언급한 고객파일에 필요한 모든 항목이 모두 포함돼 있다. 놀랍지않은가?
연락처 앱에 이런 항목이 있다는 것을 처음 알게 된 설계사도 있을 것이다. 지금까지는 한 번도 연락처 앱을 자세히 본 적이 없기에 몰랐을 뿐이다.
가장 좋은 고객파일은 바로 연락처 앱이다. 연락처에 있는 항목들만 작성해도 훌륭한 고객파일이 만들어진다.
구글 주소록 활용해 보험 고객파일 작성하기
휴대전화로 모든 항목을 입력하기는 다소 어려움이 있다. 휴대전화 화면도 작고, 오타도 잘 난다. 이때는 구글 연락처를 활용해 랩톱에서 수정하면 된다.
✅ Gmail 로그인 ➡️ 메뉴 ➡️ 주소록 선택
✅ 기존 연락처 수정 ➡️ 연락처 클릭
✅ 신규 연락처 입력 ➡️ 아래 ➕ 버튼 클릭
✅ 항목별 수정 및 입력
안드로이드 폰을 사용한다면 Gmail 주소록을 적극적으로 활용하길 바란다. 아이폰 사용자도 방법은 동일하다.
연락처 앱으로 만든 고객파일 활용
1️⃣ 구글 주소록(연락처)에서 정리된 고객 정보는 엑셀로 추출해서 활용할 수 있다.
2️⃣ 정리된 연락처는 별도의 고객관리 앱으로 불러와 활용할 수 있다.(✅아이패드, 아이폰, 맥북에 사용되는 앱)
✅ 왼쪽 메뉴 ➡️ 연락처, 로그 기록, Todo, Files, Map을 선택할 수 있다.
✓ Contacts : 개인별 정보를 볼 수 있다. ✅ 위 이미지가 개별 연락처를 선택했을 때 보이는 화면이다.
✓ Todo : 연락처별 해야할 일을 작성할 수 있다.
✓ Files : 연락처별 파일(이미지, PDF)을 저장할 수 있다
✓ Map : 고객의 위치를 시각화해서 볼 수 있다.
Map ➡️ 연락처에 입력된 주소 정보를 바탕으로 고객 위치를 지도에 표시해 준다.
✅ 미팅 동선을 짤 때 유용하다.
결론
당신이 들고 다니는 휴대전화로 ’10분 만에 고객파일 만들기’가 가능하다. 여기까지 읽었다면 바로 연락처 앱을 확인해보라. 지금까지 눈에 보이지 않았던 항목들이 보일 것이다.
연락처에서 자신의 번호를 찾아 연락처에 있는 항목을 채워보라. 그리고 앞으로 만날 고객들의 연락처를 차차 채워나가길 바란다. 연락처 정리에 공들인 만큼 가치 있는 고객파일이 된다.
다시 강조하지만, 고객파일을 만드는 이유는 단순히 고객 데이터를 수집하는게 아니다. 데이터 속에서 가치 있는 정보를 추출하는 과정이다. 고객 데이터가 정보로 바뀔 때 고객파일은 강력해진다.
아직까지 보험 고객파일 작성 방법을 몰랐다면 지금 바로 연락처 앱을 활용해보길 바란다.
